सरकारी कार्यालय की फाइल होगी डिजिटल

देवघर: सरकार डिजीटलाइजेशन प्रक्रिया पूरी तरह सरकारी दफ्तरों में लागू कर रही है. ऑफिस में पेपरलेस कार्यों को बढ़ावा देने व दस्तावेजों की सुरक्षा को लेकर अब नयी फाइलों को डिजीटल रूप देने की तैयारी की जा रही है. इस कड़ी में देवघर में भी समाहरणालय के अधीन कई विभागों में अब फाइल डीसी सूट सिस्टम के तहत डिजीट माध्यम से खोलने की तैयारी चल रही है. डीसी अरवा राजकमल ने इस नये वर्ष में नये कार्यों की शुरुआत करते हुए विभाग के संबंधित पदाधिकारियों को नयी फाइलें अब ऑनलाइन खोलने का निर्देश दिया है.

नये सॉफ्टवेयर के जरिये विभिन्न योजना व कार्यों के फाइलों में ऑनलाइन प्रस्ताव तैयार किये जायेंगे व संबंधित पदाधिकारियों का डिजीटल हस्ताक्षर रहेगा. ऑनलाइन ही फाइल को डीसी के पास भी प्रस्तुत किया जायेगा व समीक्षा के बाद डीसी का भी इसमें डिजीटल हस्ताक्षर होगा. इस सॉफ्टवेयर में सभी विभागों का अपना-अपना कंप्यूटर होगा व इसका ऑनलाइन कनेक्शन डीसी ऑफिस के कंप्यूटर से रहेगा. यह डिजीटल फाइल केवल सॉफ्टवेयर में रजिस्टर्ड विभागों में ही ऑनलाइन रहेगा. इसमें केवल एक-दूसरे विभाग से जुड़े पदाधिकारी ही फाइलों की समीक्षा करेंगे. पब्लिक ऑफिस की फाइल नहीं देख सकते.नये सॉफ्टवेयर को अपलोड करने का निर्देश संबंधित विभाग के पदाधिकारियों को दिया जा चुका है, इसी माह से डिजीटल फाइल खोलने का काम चालू हो जायेगा.

पुराने फाइल भी होगी ऑनलाइन

ऑफिस में नयी फाइलें खोलने की प्रक्रिया शुरू होने के बाद पुराने फाइलों को भी डिजीटल कर रजिस्टर्ड विभाग में ऑनलाइन किया जायेगा. इसके लिए संबंधित विभाग के फाइलों के एक-एक पेज को स्कैनिंग कर सॉफ्टवेयर में डाउनलोड किया जायेगा. इस व्यवस्था से फाइलों की सुरक्षा की गारंटी हाे जायेगी. वर्षों तक कागज की फाइलों को संरक्षित रखने की जरूरत नहीं पड़ेगी. कंप्यूटर में ही संबंधित मामले के फाइल स्टोर रहेगा.

ऑफिस में पेपर वर्क कम करने के उद्देश्य से डीसी सूट सिस्टम के तहत अब फाइलों का डिजीटलाइजेशन होगा. नये सॉफ्टवेयर के जरिये अब खुलने वाली नयी फाइल डिजीटल होगी. यह डिजीटल फाइल केवल सॉफ्टवेयर में रजिस्टर्ड विभागों में ही ऑनलाइन रहेगी. दूसरे चरण में पुरानी फाइलों को डिजीटाइलजेशन किया जायेगा. इससे फाइलों के दस्तावेज सुरक्षित रहेंगे.

– अरवा राजकमल, डीसी, देवघर